【会社員】 １発OKの 会議資料 の作り方【コツがあった】
みなさんは、仕事や地域の活動で資料を作ることがあると思います。
その資料、わかりやすく作れていますか？
仕事に限らず、わかりやすい資料を作ることは周りの人から喜ばれ、感謝されます。
分かりやすい資料を作るのは、気を付けなければならないルールを守れば簡単に作ることができます。
ぜひ、このルールを入れながら資料を作ってみてほしいと思います。
この文章は、「わかりやすい表現の技術」という名著をもとにまとめさせていただいています。
常に相手目線で 会議資料 を作ろう
常に相手目線で資料をつくりましょう。実はこれが一番だいじなことかもしれません。
例えば文字ばかりの資料、ポスターはわかりにくいですよね。一目でわかるように、文章を表や図解にできないか考えるのです。
表や図解にできれば、相手が文章を読み取って理解するための労力が減りますよね。
常に、相手目線で資料を作ることは非常に大事なのです。
受け手のプロフィールを思い描こう
資料や案内は、読み手がどんな人が思い描きながら作りましょう。
読み手は若い人でしょうか。高齢者でしょうか。
例えば、大きな駅の地図や看板は、初めてその駅に来るような、慣れない人が見てもすぐにわかるようになっているはずです。
また、読み手がわからないような専門用語を使ってはいけません。
専門家が読む資料なら良いのですが、初心者が読む資料ならわかりやすい言葉を使いましょう。
大前提の説明を忘れてはいけません
大事な説明を考慮無しに省いてはいけません。
つまり、大前提となる情報を、読み手が持っているかを考えなければならないのです。
例えば、あなたがコンビニの場所を聞かれたとします。あなたは、「コンビニなら〇〇駅の東口からすぐにあるよ」と答えたとします。
この場合、相手が〇〇駅の場所を知らなければ、相手はコンビニを見つけることはできないのです。
このように、大事な情報を相手が持っているとは思いこまないようにしましょう。
最初に全体の地図を相手に与えて、その後に現在地を伝える
いきなり詳細な説明から入らないようにしましょう。
概要の説明→詳細の説明という、この順序は鉄則です。
その資料で伝えたいことの全体をまず伝え、そのためにどのような順で説明をしていくかをまず伝えるのです。
言ってみれば、本の目次みたいなものですよね。目次は、全体の構成がどうなっていて、章ごとに何ページになるか記載されています。
最初に話の全体の地図（目次）を渡されれば、現在地が常にわかることになり、安心して聞く（読む）ことができます。
例えば、あなたが企業買収のプレゼンをするとしましょう。
いきなり詳細な市場分析の内容から資料を作り始めてはダメなのです。
大事なのは、この資料に何が書かれているか、まず全体像を伝えること。
だから、たとえば資料の初めに、要旨として以下の内容を記載する。
「市場背景として〇〇があり、企業買収の必要性が出てきた。複数の企業をコスト・企業価値で検討し、A社B社の２社に絞った。２社それぞれのメリット・デメリットを説明する」
このようにまず最初に説明をすれば、「まず市場背景の話があって、いくつか企業を検討した中でA社B社が選定されているんだな。今日はそのメリット・デメリットの説明で、決定までは至らないんだな。」
以上のように冒頭で聞き手が話の全体地図を得ることができるのです。
必ず資料には、伝えたいことの全体像を伝えたうえで、詳細な話に入るようにしてください。
複数解釈ができない資料を作る
これはパワーポイントの資料などで気を付けないといけないことなのですが、一つの事柄が複数に解釈できるようにしてはいけません。
何かをグループ分けするのであれば、ルールをはっきりさせ、明確に分けなければなりません。
そして、表現にあいまいな言葉がないかをきをつけましょう。
例えば、これは駅の地図のようなものに当たりますね。
ATMを探している際に、非常に荒い地図上に「ココ」という風に書かれていても、実際にどこなのかわかりませんよね。
大きな地図の中にピンポイントで場所を示したいなら、その部分だけを拡大して、詳細に「この店舗とこの店舗の間のATM」という風にしてもらえれば、見つけることができます。
必ず、資料には解釈の余地が無いように曖昧さをなくし、誰が見ても同じ理解が得られるようにしましょう。
また、「これ」「それ」などの代名詞もよく使いますが、これも要注意。指すものが曖昧になりがちなので気をつけましょう。
欲張ってはいけません
資料や案内を作る際に、情報を入れすぎてはいけません。
その情報すべてが本当に必要かを必ず考えましょう。
そのために、「何を一番伝えたいのか」これを考えましょう。
その上で、情報をもっと絞り込めないかを検討するのです。
読み手・受け手は情報が多すぎると、理解が難しくなってしまいます。
情報をそぎ落とし、極力シンプルな資料にするように心がけましょう。
情報に優先順位をつけましょう
何を一番伝えたいのか、常に考えるようにしましょう。
そして、それを自分が理解しているだけではだめです。重要であり、
一番伝えたいと思うなら、目立つように資料においてしなければなりません。
また、思い切って、重要でないと思われる情報は省略をできないかを検討しましょう。
重要でない情報を与えようとするのは、もうお腹がいっぱいだと言っている相手にまだ食べろまだ食べろと言っているだけのことに思えます。
短い文章で相手に伝える訓練をしていきましょう。
さいごに
分かりやすい文章を作ることは簡単です。
上記のルールを頭に入れながら、だれが読んでも短い時間で理解される、そんな資料、案内を作りましょう。
上手な説明の仕方を次のブログでは述べています
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