【誰でも簡単に】要約力の鍛え方【トレーニング】

誰でも一度は、「で、何が言いたいの？」と言われたことがあるでしょう。

その度に、自分の説明の下手さに涙が出そうになった方もいるかもしれません。

説明がうまい、うまくないというのは、簡単に言うと要約力があるかないかと言い換えることができます。

要約力が身につけば、簡潔に、相手に伝えたいことを、また相手が知りたいことをつたえることができます。

要約力をつけるにはどのようにすればよいでしょうか。このサイトでは、要約力を簡単に身につける考え方、方法をお伝えしていきたいと思います。

ここでいう、「要約して伝える」というのは、例えば上司に状況を説明する状況を想定してます。

要約力を身につけるにはステップを踏んで進めていくことが大事です

伝えるべき情報を集める

伝えるべき情報を集めなければ、要約して伝えることができません。どのような情報を集めるかというと、「事実」です。

できるだけ、事実を集めるようにしましょう。誰かか聞いた、「伝聞」では説得力に欠けます。

そして、相手に理解してもらうために、その事実に対し、なぜその出来事は起こったのか、どのような状況で起こったのかという深堀をしていきましょう。

ここで大事なのは、思い込みを排除することです。

人は誰でも一つの事実に対し、自分の都合の良いように解釈し、自分の都合の良い側面しか見ない傾向があります。いわゆる、バイアスがかかるのです。

必ず、あらゆる面からその事実をとらえ、相手に伝えるべき情報を整理しましょう。

相手は、あなたが「だと思う」と推測を言った時点から、話を聞かなくなります。

良い報告は、推測ではなく、事実を伝えること。

伝えるべき情報を集めたら、その後は似ている情報ごとにグループ分けしていきましょう。そして、その情報をグループごとに優先順位付けしていきます。

優先順位をつける際に大事なのは、「伝える相手にとって大事」な、重要な順番で優先順位をつけることです。

そして、情報を整理する際に気を付けないといけないのは、事実と意見を混ぜないことです。事実の中に、あなたの意見や推測が入っていないかを確認しましょう。

事実と意見を混同して報告しない。事実→自分の意見の順で。

情報を伝える際には回りくどい前置きは省略しましょう。

そして、決して話の細部から入ってはいけません。必ず、「幹→枝→葉」の順に、大きな話から入って細部に移行していきましょう。

例えば、ワンピースという漫画を知らない人から、「ワンピースって最近よく聞くんだけど何？」と聞かれた場合、いきなり、ルフィーなどの登場人物から説明してはいけません。

まずは、「人気の漫画」であることを説明し、海賊に関する漫画であることを説明してから、登場人物について触れていくのです。

その他、重要なことは、よく言われていることですが結論から説明することです。これは、相手が忙しい人である、あるいは急いでいるときに特に重要になります。

報告は必ず、「幹→枝→葉」を意識する。

相手に何かを伝える際に、大事なのは「相手の立場に立つ」ということです。

もし自分が話す相手だったら、どのように説明してほしいかを想像すれば、自然としっかりと準備をするし、わかりやすい話し方ができると思います。

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