みなさんは会社で資料、例えば提案資料を作ることはありますでしょうか。
【３秒でOKが出る】 資料 の 作り方
私も上司から資料作りを指示されて作ることがありますが、何度もダメ出しされてきました。
そんな中で四苦八苦して改良を続けてきて、資料にダメ出しされることがなくなったので、資料作りのポイントをシェアします。
資料の構成
資料の構成はざっくり以下の3つです。
背景（現状）、問題、解決策の順に並べます。
資料には数字を入れることを意識してください。
数字は資料の信頼性を高めてくれます。
背景（現状）
今起きていることを、事実ベースで書いていきます。決して主観で書いてはいけません。
組織の仕事のアウトプットが30％落ちているとか、メンバーの会議参加率が10％下がっているとか。
悪くなっている（と思う）は絶対にだめです。数字は揺るがない証拠になります。
問題
私はこの部分が一番資料の肝だと思っています。問題が特定することが一番難しいと思います。
問題の特定の順番は、where（どこが問題なのか）→why（なぜ起こっているのか）
この順番で考えます。where（どこが問題なのか）はとにかく切り分けて考えることがコツです。
問題が起きているのはどの時間帯なのか？どの部門なのか？それぞれ数値化し、問題のありかを突き止めます。
その後、なぜその事象が起きているのかをまた事実ベースで突き止めます。
ここまでの資料で、何をしないといけないのか、なぜしないといけないのかが分かる資料になりました。
解決策
最後に解決策を記載します。
解決策には実現可能な策を記載します。できっこない解決策を書いても意味がありません。
解決策のポイント
解決策のポイントは以下の3つです。
効果とコスト
解決策から得られる効果と、必要なコストを算出し記載します。
ここでのポイントは、必ず複数案用意すること。
なぜなら、複数案用意しなければ、提案する案が優位性を持つのかわからないからです。
網羅性をアピールするためにも複数案用意し、考えられる解決策はすべて考えたと示すことが重要です。
目標の設定
目標はSMARTであることが必要です。
SMARTとは
Specific：「具体的で明確」
Measurable：「測定が可能で、効果を判定できる」
Achievable：「達成することが可能である」
Related：「組織の上位目標に沿って（関連して）いる」
Time-bound：「期限を明確に切ってある」
この5つを意識して目標を設定すればバッチリです。
スケジュール
最後に、その解決策を実行するためのスケジュールを記載します。
ここには準備が必要なことを書いてそれぞれのスケジュールを記載します。
解決策を実行するのに、体制の構築が必要であればそういった内容も記載します。
おわりに
資料作りには定石があります。型に沿って作れば、論理的な資料になって、上司からOKが得やすくなります。
資料作りの数をこなした分だけ早く、うまくなると思います。
作った資料をうまく話す方法をまとめました。
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